Specialist in effective change.
Accredited MSP™ and PRINCE2® trainer.
Enige tijd geleden werd mijn aandacht getrokken door een artikel op Computable.nl met als titel “Dictu kiest toch voor zaaksysteem Atos”. Na het lezen van dit artikel kreeg ik het gevoel dat er weer een SPEER-project werd opgetuigd bij de Nederlandse overheid.
Want de overeenkomsten liggen aan de oppervlakte:
SPEER was een SAP-implementatie bij het Ministerie van Defensie en werd bijna 10 jaar lang gezien als een enorm hoofdpijndossier. In 2013 werd het ICT-project formeel beëindigd (en ging daarna onder een andere naam verder) en er werd een evaluatie geschreven. Daarna werd ik door een lid van de Tweede Kamer gevraagd om mijn mening te geven. Mijn beoordeling, die elders op deze site te vinden is, heeft veel belangstelling getrokken.
De belangrijkste conclusie die ik trok, was dat SPEER direct vanaf het begin gedoemd was. De kernpunten:
In deze lijst staat geen enkel argument dat te maken heeft met ICT. SPEER faalde niet door gebrekkige kennis van ICT of door gebrekkige automatiseerders. SPEER faalde door gebrekkige sturing door de verkeerde personen met de verkeerde focus. ICT werd als doel gezien, terwijl het een middel was. Een samenvatting van mijn analyse op managementsite.nl kreeg daarom als titel:
ICT-projecten komen in de problemen omdat het ICT-projecten zijn
Nico Viergever op ManagementSite.nl
Zo erg als het was met SPEER, zal het met dit zaaksysteem niet worden. De omvang van SPEER was veel groter dan dit zaaksysteem ooit zal worden. Daarnaast is dit systeem tot op zekere hoogte geïnitieerd door de vraag van gebruikers en niet, zoals SPEER, primair door het aanbod van de ICT-ers. En waar dit verreweg het grootste probleem van SPEER raakt, zijn er toch overeenkomsten die falen waarschijnlijk maken.
En dan speelt nog de rol van het BIT. In het eerder genoemde artikel op Computable werd gesteld dat het BIT succesvol was in de rol van waakhond. Het had immers de eerste poging van het DICTU onder de loep genomen en gestopt. Toch valt hier veel op af te dingen. Het BIT maakte terechte punten maar zag – en ziet - de fundamentele risico’s niet: die van aansturing en de rol van de opdrachtgever. Maar dat is gezien de invulling en positionering van het BIT volstrekt logisch.
In het verleden brachten de Gateway Reviews van de overheid slechts symptomen en niet de bovenstaande fundamentele besturingsrisico’s aan het licht. Dat was ook volstrekt logisch want de Gateway Reviews werden uitgevoerd door ICT-ers en alleen op ICT-projecten. Het BIT, zoals voorgesteld door Ton Elias en geïmplementeerd door minister Blok gaat verder op dit ineffectieve pad, want is geplaatst onder de gecentraliseerde stafmedewerker CIO-Rijk en het BIT is ingevuld met ICT-ers. Een focus op (de efficientie van) het middel, niet op het doel en de effectiviteit.
Overigens bevat de op Computable geuite visie van de voormalige CIO-Rijk op de Gateway Reviews ook een veelzeggende culturele en zelfs Freudiaanse denkfout. De gemaakte vergelijking met ITIL – een methode voor onderhoud en beheer - toont namelijk duidelijk aan dat de CIO zich als stafmedewerker volledig focuste op onderhoud en beheer. En daarmee gaat de vergelijking met projecten en de beoordeling daarvan volledig mank. Dat wordt hier nader uitgewerkt.
De Tijdelijke Commissie ICT o.l.v. Ton Elias laakte de focus op beheer van de CIO’s maar begreep niet dat deze houding volkomen natuurlijk was en inherent aan hun rol. Dat maakt de plaatsing van het BIT onder de CIO-Rijk alleen nog maar problematischer. Het maakt hun rol van Waakhond slechts zeer beperkt effectief.
Waar mijn eerdere analyse van SPEER gebaseerd was op een evaluatie van het verleden, is deze analyse een voorspelling van een project dat in de stijgers staat. In het geval van SPEER was veel informatie beschikbaar. Deze analyse is gebaseerd op heel weinig informatie en veel aannames. Dat maakt dat ik mij hier op glad ijs bevind. Desalniettemin worden telkens dezelfde fouten gemaakt en wordt er weinig van geleerd. Hopelijk draagt deze analyse daar in positieve zin aan bij.
Wanneer zal blijken dat ik het met deze analyse bij het juiste eind had, zal dit door de relatief beperkte omvang van het Zaaksysteem mogelijk niet in de publiciteit komen zoals dat bij SPEER wel is gebeurd. Maar in het geval dat dit wel zal gebeuren, wil ik liever niet zeggen: "Told you so".
Ben u als Opdrachtgever verantwoordelijk voor een project?
Bent u opdrachtgever? Vertegenwoordigt u belanghebbenden van een project? Dan is de Workshop Opdrachtgevers voor u een belangrijke bron van informatie. U kunt hier ideeën opdoen hoe u uw rol beter en effectiever kunt invullen.
Would you like to get in touch? Contact me and I will answer your questions, discuss your issues or help you in different ways as soon as I can.