Defensie GRIT; BIT-rapportage juni 2021

Opdrachtgeverschap, besluitvorming en organisatie

Op basis van de rapportages in het najaar van 2020 uitte ik zorgen over de manier waarop Defensie zich als opdrachtgever zou gedragen; hoe aansturing van het programma en leveranciers zou plaatsvinden en hoe het programma was georganiseerd. Nu, in mei 2021, zijn de zorgen door de BIT-rapportage nog altijd niet weggenomen.

De BIT-rapportage vermeldt weliswaar dat een “stuurgroep Digitale Transformatie” is geïnstalleerd maar toch blijven blijkbaar de zorgen. Dat lijkt ermee te maken hebben dat de besluitvorming zich niet richt op het eindresultaat maar op de korte termijn per mijlpaal.

Zoals zo vaak, vooral in programma’s/projecten met een zware technische component, is een grote valkuil dat men zich niet concentreert op de belangrijkste vraag (het doel, waarom?) maar op de wat- en hoe-vragen (de middelen). Daarmee verliest men de grote lijnen uit het oog en verliest zich in details. De BIT-rapportage besteedt hier terecht aandacht aan.

Stuurgroep Digitale Transformatie

Overigens is niet duidelijk hoe de stuurgroep er uitziet, wie de voorzitter (eindverantwoordelijke) is.  Daarover laat het Adviescollege zich niet uit. Wel stelt de rapportage zich kritisch op over taken en verantwoordelijkheden. Dat geeft te denken over de kwaliteit van de stuurgroep.

De BIT-rapportage bevat verder nog een opmerkelijke en merkwaardige observatie over rollen en verantwoordelijkheden.

"Bovenstaande tekortkomingen leiden ertoe dat er binnen Defensie een verkeerd beeld ontstaat over resultaat, tijd, eigen inspanning en geld. Wij zijn van mening dat de interne kwaliteitsbewaking, de zogenaamde Quality Assurance rol van het programma, dit had moeten voorkomen."

Het is terecht dat de BIT-rapportage dit signaleert. Het is echter merkwaardig om te constateren dat de borgingsfunctie Quality Assurance tekortkomingen had moeten voorkomen. Een borgings- of adviesfunctie heeft geen beslisbevoegdheid; deze verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk bij de stuurgroep. Met deze constatering draagt het Adviescollege helaas bij aan de onduidelijkheid van de rollen en verantwoordelijkheden van het programma.

Opdracht en omvang (scope)

De BIT-rapportage uit grote zorgen over onduidelijke en onvolledige opdrachtspecificaties van de onderdelen van het programma.

Er wordt gewaarschuwd voor diverse consequenties van de onduidelijke en onvolledige specificaties. De rapportage stelt: “Zoals de opdracht nu geformuleerd is, wordt potentieel de basis gelegd voor een toekomstig geschil”. Terwijl dit uiteraard een terecht punt is, gaat de rapportage voorbij aan een belangrijkere consequentie: er is een grote waarschijnlijkheid dat door deze manier van aansturen Defensie niet de kwaliteit verkrijgt waarnaar wordt gestreefd terwijl door de onduidelijkheid uiteindelijk veel tijd en geld wordt verspild door diverse aanpassingen en wijzigingen.

Afhankelijkheden tussen “blokken”

In het BIT-advies van het najaar 2020 werd positief gesproken over de “blokkenplanning”. In mijn reactie uitte ik al zorgen en zelfs twijfels over de manier waarop het programma in “blokken” is opgedeeld. Gezien de nu actuele BIT-rapportage waren mijn bedenkingen terecht. Er blijken diverse risico’s te kleven aan een opdeling die grote afhankelijkheden oplevert. Ook zijn “blokken” gedefinieerd die geen direct bruikbare resultaten opleveren.  Deze constructie creëert het risico van lage kwaliteit en herstelwerk terwijl gebruikers afhaken doordat inspanning en tijd worden besteed zonder dat resultaten zichtbaar worden.

Brief Staatssecretaris

Op de BIT-rapportage volgde een reactie van de staatssecretaris Visser van Defensie. Uiteraard worden de positieve kanten van de BIT-rapportage uitvergroot. Dit, terwijl de BIT-rapportage in mijn ogen weliswaar te mild was maar toch diverse grote risico’s aanstipte.

De brief van de staatssecretaris bevatte enkele interessante punten

Uitvoeringsplannen

Voorheen bleken de projectplannen van de “blokken”, de zogenaamde uitvoeringsplannen, opgesteld door het consortium van leveranciers. De brief van de staatssecretaris stelt dat dit vanaf nu door Defensie zelf wordt gedaan. In theorie is dit een grote verbetering mits de plannen gericht zijn op meetbare (eind)producten en de daarmee gepaard gaande kwaliteit. Of dit de praktijk zal zijn, is af te wachten.

Van belang is ook dat Defensie niet alleen de plannen opstelt maar ook d.m.v. een projectstuurgroep en een projectmanager verantwoordelijkheid neemt voor de uitvoering van de plannen. Wanneer Defensie die consequentie niet aanvaart, zullen de plannen niet veel meer zijn dan papieren tijgers die hooguit op termijn verwarring en wederzijdse irritatie opleveren.

Het is overigens de vraag of deze consequentie mogelijk is binnen de kaders van de contracten.

Borging door de CIO

Een volgend opmerkelijk punt is de rol van de CIO.

De CIO heeft in dit programma een rol als ontvangende partij. Hoewel geen eindgebruikers, zullen zijn mensen producten ontvangen als technische gebruikers en zullen daarmee specificaties en kwaliteit bepalen en (eind)producten accepteren. Dit plaatst logischerwijs de CIO in een rol van Senior User (PRINCE2) of Business Change Manager (MSP). Wanneer hier geen sprake van is, ontbreekt een ernstig en belangrijk aspect van goed gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.

De CIO hoort dus niet in een borgingsrol. Hopelijk is hier sprake van een ongelukkige formulering.

Nog altijd grote risico’s

Ten opzichte van de situatie van najaar 2020 zijn mijn conclusies niet veranderd. Er lijkt niets verbeterd aan de veruit grootste risico’s in het programma. Het gebrek aan duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en de afhankelijkheden tussen de “blokken” zijn zeer bedreigend voor het programma GrIT. Zowel de BIT-rapportage als de reactie van de staatssecretaris gaan ondermaats om met deze zeer fundamentele risico’s.