Is het een doel om een project binnen budget en op tijd op te leveren? Nee!

Onlangs zag ik een advertentie voor een PRINCE2 Practitioner cursus. De volgende tekst viel daarin op: "Hierdoor komt het nog wel eens voor dat jij als projectmanager het overzicht verliest, met als gevolg dat het project niet binnen budget of afgesproken tijdslijnen worden opgeleverd."

Als iemand met passie voor projectmanagement en als ervaren PRINCE2 trainer heb ik grote bezwaren tegen deze formulering. Het opleveren op tijd en binnen budget is geen doel. Sterker nog: deze houding zorgt vrijwel altijd voor het falen van een project.

Tijd en geld zijn geen doelen maar consequenties van een plan. Plannen hebben de nare eigenschap dat ze voorspellingen zijn. In het voorspellen van de toekomst zijn wij mensen helaas niet erg goed.

Prediction is difficult- particularly when it involves the future

Mark Twain

Zelfs als een plan goed onderbouwd is, zullen er altijd onverwachte, en dus ongeplande dingen gebeuren (issues) waardoor project niet volgens plan zal verlopen. Militairen weten dit al jaren:

No battle plan survives contact with the enemy

Helmuth von Moltke the Elder

Ook een goede projectmanager weet dit. Zeker een leverancier van PRINCE2 trainingen zou dit moeten weten.

Business Case

Het doel van een project zou moeten worden beschreven door een Business Case. Een Business Case is, op het laagste niveau, een kosten/baten analyse. Er wordt ingeschat of de investering van een project te rechtvaardigen is door in te schatten wat de baten zullen zijn en die te vergelijken met de investeringskosten (project kosten) en de toekomstige operationele kosten van de situatie na het project.

Deze PRINCE2 manier van denken is vrij uniek. In verreweg de meeste aanpakken voor projectmanagement wordt niet of nauwelijks aandacht besteed aan de rechtvaardiging van een project; er wordt slechts aandacht besteed aan beheersing van het project zelf. Dit heeft te maken met de traditionele houding dat een project wordt gedaan door een leverancier. Een klant hoeft zich daar niet mee bezig te houden. Een klant bestelt, ontvangt en betaalt. Dan is het ook logisch dat de nadruk ligt op tijd en geld. Want contract is contract.

PRINCE2 is een methode voor de klant

Maar PRINCE2 is een aanpak voor de klant om een project te beheersen vanuit de gedachte dat een project de moeite waard moet zijn. Een project wordt dan ook primair gestuurd vanuit de doorlopende rechtvaardiging die alleen door de klant kan worden bepaald. Een project wordt in dat kader gezien als een investering en niet als een kostenpost.

Daarom zijn tijd en geld geen doelen maar consequenties van een plan. Binnen de context van de rechtvaardiging (Business Case) zijn tijd en geld factoren die het project rechtvaardigen of afwijzen.

Een belangrijke reden voor falende projecten

Helaas is de praktijk vaak zo dat er een niet onderbouwde focus op tijd en geld is. Er is een brede cultuur die ervan uitgaat dat "op tijd" en "binnen budget" het enige is dat telt. Maar dit leidt zonder uitzondering tot lage kwaliteit waardoor de opbrengsten ook lager zullen zijn. De kosten van onderhoud en beheer zullen daarnaast aanmerkelijk hoger zijn. Hierdoor leidt de focus op tijd en geld in de context van een Business Case tot slechtere resultaten en vaak zelfs tot falen.

Operatie succesvol, patiënt overleden

Traditionele aanpakken voor projectmanagement zien dit niet onder ogen. Dat hoeft ook niet want traditionele aanpakken faciliteren de oplevering door de leverancierskant van een project. Dit kan leiden tot "operatie succesvol, patiënt overleden": het project is volgens het contract opgeleverd maar de klant is ontevreden. Om dit te voorkomen, zullen klanten op een andere manier met project moeten omgaan en daarbij kan de PRINCE2 aanpak helpen.

Tegelijkertijd heeft een (interne) leverancier niet zoveel aan PRINCE2. De aanpak heeft voor hun niet veel toegevoegde waarde ten opzichte van andere aanpakken. Zoals PRINCE2 stelt: een leverancier heeft een andere Business Case dan een klant. Sterker nog: de Business Case van een leverancier staat haaks op die van de klant: de kosten van de klant zijn de opbrengsten van de leverancier.

Agile?

In de optiek van het bovenstaande is de Agile aanpak niet vernieuwend maar eerder traditioneel en dus risicovol. Door het vastzetten van tijd en geld (time-boxing) zal ook door deze aanpak kwaliteit laag zijn en dus leiden lagere opbrengsten en hogere kosten van onderhoud. Waar vooral IT-leveranciers vaak erg positief zijn over Agile, krijg ik van de gebruikerskant andere reacties. Zonder uitzondering hoor ik van gebruikers dat er nu vaker wordt opgeleverd maar dat het veel langer duurt voor het eindelijk werkt.

Focus op tijd en geld leidt tot lage kwaliteit en daardoor lagere opbrengsten en hogere kosten. De ervaring van gebruikers van Agile projecten bevestigen dit.

Time-boxing had een uitvinding van Frederick Taylor en Henry Ford kunnen zijn. De huidige Agile beweging is dus eigenlijk traditioneel en weinig vernieuwend, zelfs zeer risicovol.

Binnen de Agile aanpak is daar zelfs een naam voor: Technical Debt. Waar het uiteindelijk op neer komt, is dat in elke volgende sprint meer aandacht wordt besteed aan het oplossen van problemen van vorige sprints (lage kwaliteit) dan aan de creatie van nieuwe functies. Weinig effectief en erg kostbaar.

Een bruikbare, echt wendbare (agile) aanpak ziet er heel anders uit.

Leren van ervaring

De ongefundeerde focus op tijd en geld laat zien dat er weinig is geleerd van eerdere ervaringen. De achterliggende cultuur is waarschijnlijk sterker dan ooit. De cultuur van "op tijd en binnen budget" is helaas ook doorgedrongen in een methode als PRINCE2 met dank aan leveranciers, vooral uit de ICT-industrie, die de aanpak zonder veel kennis van zaken "toepassen". Een aanpak die in de kern tegen hun belangen in gaat.

Over de auteur

Specialist in effective change.

APMG accredited MSP™ and PRINCE2® trainer.

comments powered by Disqus