Visie op Projectmanagement

Waarom gestructureerd projectmanagement?

Waarom is het nodig om een gestructureerde aanpak voor projectmanagement te hanteren? Om de redenen voor het ontstaan van PRINCE2 te begrijpen is het goed om te kijken waarom projecten mislukken of niet opleveren wat werd verwacht. Ik heb aan deze analyse een aparte pagina gewijd.

Customer / Supplier omgeving

PRINCE2 gaat uit van een Customer / Supplier omgeving en hierop is de gehele aanpak integraal gebaseerd. Dit in tegenstelling tot de meestal (impliciet) toegepaste delivery aanpak. Deze fundamenteel andere manier van denken behoeft bij implementatie de grootste aandacht. PRINCE2 legt hierbij grote nadruk op de Business Case, de rechtvaardiging van het project. Men heeft bij de ontwikkeling van deze aanpak herkend dat de klant en leverancier verschillende Business Cases hebben om aan een project deel te nemen en de Customer / Supplier wordt daarom gezien als voorwaarde scheppend voor het adequaat omgaan met deze tegenstrijdige belangen die klant en leverancier hebben. Waar de traditionele delivery aanpak (vaak vergeefs) streeft naar klantgerichtheid, biedt de Customer / Supplier omgeving bij juiste toepassing een garantie voor een leidende rol van de klant en daarmee aanzienlijk grotere kans op slagen van het project.

Projectorganisatie

De projectorganisatie die PRINCE2 voorstaat, is een logisch resultaat van de Customer / Supplier omgeving. Rollen en verantwoordelijkheden worden daarbij consistent en consequent uitgewerkt.

Business Case

Bewust nadenken over de Business Case, de rechtvaardiging van het project, lijkt voor de hand liggend. Een succesvolle invoering bij een grote organisatie toonde echter aan dat dit bewustzijn veelal niet voldoende aanwezig was. De invoering van PRINCE2 heeft daar geleid tot aanzienlijke besparingen. Maar liefst 30% van de projectvoorstellen bleken geen goede rechtvaardiging te hebben en werden niet gestart. Andere projecten werden tijdens het verloop om dezelfde reden alsnog gestopt. Iedereen kent in zijn / haar omgeving diverse projecten die onvoldoende rechtvaardiging hebben maar waar geen expliciete discussie wordt gevoerd over de Business Case. Invoering van PRINCE2 kan een effectief en kostenbesparend handvat bieden.

Planning en resources

Tenslotte hoor ik in mijn trainingen heel vaak dat PRINCE2 methode een heel overtuigend concept is maar dat het geven van handen en voeten hieraan een probleem is. De cursist heeft dan vooral een probleem met het managen van resources en het opstellen van de activiteiten planning.

Resources

Een veel gehoorde klacht is dat resources vaak onverwacht niet beschikbaar zijn voor het project. De resources worden gezien als voornaamste risico. Hoe ga je hier mee om als projectmanager? Het voor de hand liggende antwoord is dat dit geen risico is maar een probleem voor de Project Board. Men heeft het projectplan goedgekeurd en zich daarmee vastgelegd op de geclaimde resources. Wanneer men dan tijdens het project de resources terugtrekt en buiten het project anders inzet, dan is dit niet het probleem van de projectmanager. Escalatie naar de Project Board is dan enige zinvolle actie voor de projectmanager. In veel organisaties wordt echter de projectmanager op pad gestuurd om andere resources te zoeken, maar dit is contraproductief; de projectmanager heeft simpelweg de macht niet om andere resources aan te trekken.

Hierachter ligt een diepere oorzaak. In de omgeving van de projectmanager, namelijk vooral in de Project Board, wordt onvoldoende vanuit systemen en processen gedacht. Korte termijn oplossingen en niet nadenken over verantwoordelijkheden en consequenties voorzaken dit soort problemen. Maar als projectmanager moet je dit vooral niet jouw probleem laten maken. Je hebt simpelweg niet de macht om te op te lossen.

Planning

De PRINCE2 aanpak gaat sterk om met wat de basis van elke planning zou moeten zijn: Product Based Planning. Wanneer ik de Business Case als het brein van een project zie, dan is de techniek Product Based Planning het hart, waar het bloed (kwaliteit) doorheen wordt gepompt. Product Based Planning maakt, wanneer goed toegepast, optimaal gebruik van de groep waar het in projecten echt om gaat: de gebruikers van de resultaten van een project. Een goede definitie van de verwachte resultaten, risico's en acceptatiecriteria zullen het gevolg van deze simpele, maar zeer bruikbare techniek zijn. En waar het toe leidt als we, zoals helaas zo vaak de praktijk is, direct aan activiteiten gaan denken, is hier grafisch tot uitdrukking gebracht.

Maar de methode besteedt minder aandacht aan de activiteitenplanning, is een veel gehoorde klacht. Ook hier is weer het advies: houd het simpel. Laat de producten de uitgangspunten vormen voor mijlpalen (herkenbaar voor de gebruiker). En vul dit vervolgens in met activiteiten die herkenbaar gericht moeten zijn op het realiseren van het resultaat: het product. Mijn eigen voorkeur ligt vervolgens op het toepassen van de techniek "Critical Path Analysis". Maar dit is niet genoeg.  Het hierboven beschreven weghalen van resources wordt hiermee niet opgelost.

Tijdens de uitvoering van een project komen problemen naar voren die te maken hebben met de planning en de beschikbaarheid van resources. Ook dit heeft fundamenteel voor een groot deel te maken met een gebrek aan procesmatig denken. Maar ook wordt naar de methode gewezen. PRINCE2 gaat uit van bepaalde principes en biedt niet al te veel informatie op het gebied van activiteitenplanning. Terecht in mijn ogen omdat dit een logisch vervolg zou moeten zijn om de processen die de methode biedt en ook omdat men zich niet wilde vastleggen op bepaalde technieken als "Critical Path Analysis".

Een sterk procesmatige vervolg wordt geboden door de "Theory Of Constraints". In zijn boek "Het Doel" beschrijft Eliyahu Goldratt op uitstekende wijze hoe vanuit processen moet worden gekeken naar het optimaal bereiken van het gewenste eindresultaat. Ook hij pleit sterk tegen locale (taakgebonden) optimalisatie. In een vervolg op "Het Doel" vertaalt Goldratt in het boek "De Zwakste Schakel" zijn visie naar projecten. Ook hier biedt hij een sterke procesmatige manier van kijken naar het bereiken van het gewenste eindresultaat. Ik zie dit als een logisch vervolg van wat PRINCE2 te bieden heeft. Meer informatie treft u elders op deze website aan.